Viestinnän johtaminen (19.11.)

Mitä on viestintä?

Viestintä on informaation välittämistä ja se voi olla sanallista tai sanatonta. Viestintä on organisaation toiminnan edellytys, esimerkiksi johtajan työ on hyvin paljon viestimistä. Viestintä voidaan jakaa ulkoiseen ja sisäiseen viestintään, joista etenkin organisaation kannalta tärkeää on sisäinen viestintä. Johtamisen kannalta katsottuna viestintä voidaan nähdä tiedon hankkimisena ja välittämisenä, kuuntelemisena ja puhumisena sekä neuvottelemisena. Onnistuneen viestinnän avulla edistetään organisaation työntekijöiden vuorovaikutusta ja johtamista voikin kuvailla kommunikoinniksi organisaation työntekijöiden ja johtajan välillä. Kommunikoinnin avulla ideoita, tunteita, viestejä ja informaatiota vaihdetaan sanallisesti ja sanattomasti organisaation sisällä. Kommunikoinnissa myös kuuntelu on tärkeää, sillä muuten viestintä on yksipuolista ja ainoastaan oman näkemyksen esiin tuomista.

Kommunikointi voi olla puhumista ja kirjoittamista. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan sitä, että tieto löytää oikeiden ihmisten luokse ja se on oleellista organisaation toiminnan kannalta. Viestinnässä jokainen ottaa viestin vastaan omasta näkökulmastaan ja täten samasta viestistä voi olla useita erilaisia tulkintoja. Selkeä viestit ja epäviralliset keskustelut virallisen viestinnän lisäksi poistavat väärinymmärryksiä ja vahvistavat luottamusta johtajaan.

Kommunikoinnin voidaan nähdä koostuvan neljästä eri tasosta: kahden henkilön välinen kanssakäyminen, pienten ryhmien/tiimien välinen kommunikaatio, organisaation sisäinen kommunikaatio, sekä uloimpana tasona ulkoinen viestintä. Ulkoinen viestintä kohdistuu organisaation ulkopuolisiin tahoihin, muihin alalla toimiviin kilpailijoihin, mediaan ja sitä kautta koko väestöön.

Viestintä johtamisessa

Hyvä, selkeä ja onnistunut viestintä on tärkeää johtamisen kannalta. Sisäisellä viestinnällä on mahdollista vahvistaa organisaation työntekijöiden luottamusta johtajaan ja rakentaa avointa ilmapiiriä. Sisäinen viestintä nähdään usein organisaatiossa viestien välittämisenä ylemmiltä tasoilta organisaation alemmille tasoille, mutta sisäinen viestintä on myös työntekijöiden välistä viestintää, sekä työntekijöiltä informaation välittämistä johtajalle.

Johtaja toimii avoimen viestintäilmapiirin aloitetekijänä. Häneltä odotetaan tietämystä organisaatiota koskevista asioista, sekä työntekijöiden tiedottamista kyseisistä asioista. Vastaavasti johtaja odottaa alaisiltaan viestintää työntekijöiden keskuudessa pohdituista asioista ja ideoista. Organisaation sisäinen viestintä rakentuu siis johtajan ja työntekijöiden yhteistyön tuloksena. Sisäisen viestinnän avulla johtaja pystyy myös sitouttamaan työntekijöitä organisaatioon motivoimalla ja innostamalla heitä johtamispuheellaan. Sisäinen viestintä on avaintekijä luottamuksen rakentamisessa, sekä tätä kautta myös työntekijöiden sitoutumisessa organisaatioon. Viestinnässä on tärkeää, että työntekijöille annetaan työtehtävien hoitamiseksi kaikki tarvittava tieto ja työntekijöille ei tule sellaista oloa, että heiltä piilotellaan organisaation toiminnan kannalta tärkeää tietoa. Luottamuksen kannalta on myös tärkeää, että työntekijät kuulevat organisaatiota koskevat muutokset sisäisen viestinnän kautta, eikä organisaation ulkopuolelta.

Johtaja voi epäonnistua viestinnässä tahattomasti ja näin ollen menettää työntekijöidensä luottamuksen. Tahaton reagoimattomuus, työntekijöiden kuuntelematta jättäminen ja sitä kautta työntekijöiltä tulevien viestien ohittaminen murentavat luottamuksellista ilmapiiriä. Työyhteisön viestintään ja ilmapiiriin vaikuttaa myös kommunikoinnin ensimmäisellä tasolla oleva kahden tahon välisen kommunikoinnin laatu ja luonne. Johtajan ja työntekijän välisen vuorovaikutuksen suhde ja sen laatu voivat onnistuneesta sisäisestä viestinnästä huolimatta saada aikaiseksi työyhteisön ilmapiirin heikentymisen erilaisten epävirallisten keskustelujen vuoksi.

Johtamisen voi nähdäkin olevan kommunikointia työntekijöiden ja johtajan välillä sekä muiden tahojen kanssa.